¿Para qué sirve ganar fajos y fajos de billetes si sales del trabajo a las nueve de la noche y solo puedes disfrutar de lo que más te gusta durante 3 semanas de vacaciones al año?

Si ganas cuatro veces más Alfredo pero tu horario y tus vacaciones son las mismas, la única diferencia es que él se irá a hoteles de 3 estrellas y tú te irás a los de 5, pero seréis igual de amargados en el día a día.

Si piensas que el dinero no lo es todo y que, alcanzado cierto punto, el tiempo es incluso más valioso, puedes darle la vuelta a la situación. No solo es posible conseguir más tiempo libre, sino que es posible hacerlo deshaciéndote de las tareas más aburridas.

Por si fuera poco, la forma de hacerlo es rápida y sencilla. Todo lo que tienes que hacer es contratar un…

Asistente virtual

No, no hablo de Clippo, el asistente de Microsoft Word:

Me refiero a asistentes virtuales humanos, secretarios a distancia, el chico de los recados por Internet. La clave aquí es la distancia, lo virtual. Al tener a alguien trabajando para ti en otro país, sus tarifas son mucho menores. Es como comprar tiempo con un buen descuento. Las empresas deslocalizan sus servicios de atención al cliente a Colombia por esta razón, y tú puedes hacer exactamente lo mismo.

¿Qué puede hacer un asistente virtual por ti?

Cualquier cosa que se pueda hacer a distancia. Hoy en día, prácticamente todo:

• Controlar las páginas web de ofertas de trabajo y enviar tu candidatura a las que te interesen.
• Redactar e-mails y responder a consultas de tus clientes.
• Enviar merchandising por correo postal a tus clientes.
• Buscar en Amazon el regalo perfecto para el cumpleaños de tu amigo y encargarlo a tu nombre.

Aprovecha el poder del geoarbitraje

¿Por qué se confecciona la ropa en Bangladesh o Marruecos y no en Suiza? Porque los suizos ofrecerían el mismo producto mucho más caro. Si contratas un asistente ejecutivo o un secretario en tu país, puede ser complicado llegar a obtener los beneficios que esperas. Yo mismo he intentado contratar en España a cambio de un sueldo razonable, pero no salían las cuentas. Por cada 100 € que pagaba como sueldo, los candidatos conseguían generar 60 €, así que perdía 40 € más cotizaciones a la Seguridad Social… una ruina.

Gracias al libro «La jornada laboral de 4 horas», descubrí que contar con asistentes virtuales y utilizar la misma estrategia de las grandes multinacionales también está al alcance de cualquiera.

Ventajas de un asistente virtual

Hoy cuento con la ayuda de Gabriela y de Leticia, que me echan una mano con las tareas administrativas que me aburren desde Puerto Rico y Colombia. Gracias a su trabajo, los e-mails de clientes potenciales que llegan cuando yo ya estoy desconectado reciben una respuesta rápida y, cuando vuelvo, tengo traducciones pendientes que puedo empezar a realizar.

También les encargo que busquen los datos de contacto de las empresas más grandes de una zona, de las compañías de un sector concreto, que envíen cartas de agradecimiento… ¿No podría hacer yo todas estas tareas mejor que un asistente virtual y ahorrarme dinero?

Sí, pero entonces no podría dedicarme a la actividad más importante en la que no quiero ser sustituido; la traducción. Si les paso una lista con 100 clientes potenciales y encuentran los datos clave de 80, mientras habré podido traducir 300 €. Si yo mismo hago ese trabajo, puede que encuentre los datos de 85 pero sin tener los 300 € de ingresos. No me compensa.

Al desviar trabajo, consigo multiplicar mis resultados sin tener que dedicar más horas al negocio. De la misma manera, podría decidir trabajar menos. Bastaría con irme a la playa durante las horas que ahorro en lugar de dedicarlas a ganar más.

Inconvenientes de los asistentes virtuales

Si tu vida no está organizada, un asistente virtual no va a resolver todos tus problemas de un plumazo. En realidad, un asistente virtual debería ser tu último recurso. Antes, lo ideal es:

• Eliminar todo aquello que no sea realmente necesario. Deja de abrir Facebook cada media hora, deja de mirar la bandeja de entrada constantemente y despide a esos clientes tan quisquillosos que te dan más problemas que beneficios.
• Automatizar las tareas programables: Posts de Facebook, recordatorios a suscriptores, e-mails con avisos de vacaciones o facturas…

Solo después de eliminar y automatizar, cuando tengas una lista de las tareas que realmente debe llevar a cabo un humano competente para que tu negocio siga adelante, podrás delegar a un asistente virtual.

Pero no será fácil. Aprender a delegar y confiar en que otros hagan bien tu trabajo es complicado si llevas tiempo en un negocio unipersonal. También tendrás que aprender a dar instrucciones muy, muy claras para que el coste por tarea sea razonable, ya que esto es lo que importa al final (y no el coste por hora):

Si le pides a tu asistente virtual que busque el e-mail de los responsables de compras de 10 empresas, puede que te encuentres con una desagradable sorpresa en pocos días: una factura de 15 horas por un recado tan básico. Y será tu culpa, no la de tu asistente: él no sabe si la prioridad es encontrar los 10 e-mails a toda costa o si la importancia es relativa. Si hubieses dicho «si no encuentras alguno después de media hora, pasa al siguiente», quizá tendrías tu objetivo cumplido al 80% con una factura de 3 horas.

¿Dónde puedo encontrar un asistente virtual?

Ask Sunday ofrece precios por debajo de 10 dólares/hora a partir de 40 horas al mes y cuentan con asistentes virtuales excepcionales. Uno de ellos será tu asistente primario y acabará conociendo los detalles de todo tu negocio. Tras varias semanas, puedes estar seguro de que tus tareas administrativas estarán en buenas manos. Actualmente no trabajo con Ask Sunday porque, al estar en la India, no pueden ayudarme con los proyectos en español que tengo actualmente entre manos. Para tareas en inglés, los recomiendo al 100%.

Otra alternativa es Upwork, donde puedes encontrar asistentes virtuales de todo el mundo y un montón de información sobre ellos: tarifas, horas trabajadas a través de la web, opiniones de clientes y tareas especializadas. No recomiendo Fiverr porque la calidad que he encontrado allí es pésima (y, las valoraciones de los usuarios, muy generosas).

Si crees que por ser empleado no puedes aprovechar las ventajas de contar con asistentes virtuales, no dejes de leer La jornada laboral de 4 horas. En este libro encontrarás muchos ejemplos reales de cómo un asistente virtual puede aligerar tu carga de trabajo para evitar esas horas extra no remuneradas tan típicas en España.

¡Actúa! Contrata un asistente virtual esta semana

Leyendo historias de cómo otros contratan asistentes virtuales no vas a disfrutar de más tiempo libre. Que no pase de esta semana, entra en alguna de las webs anteriores y busca algún asistente, aunque creas que no lo necesitas.

Contrata solo unas horas y asigna tareas que no te apetezca hacer:

• Comparar tarifas de teléfono o de seguros de distintas compañías para saber si vale la pena cambiarte.
• Buscar información necesaria para tu trabajo que no requiera datos confidenciales ni contraseñas de tu empresa.
• Encontrar un restaurante exótico en tu ciudad a buen precio para cambiar de planes este fin de semana.

No lo dudes, ¡por 20 o 30 euros puedes probar el poder de delegar! Seguro que te enganchas 🙂